Laatst bijgewerkt: [datum in te vullen bij publicatie]
Dit document is een eerste ontwerp opgesteld op basis van de technische werking van het platform. Het is geen vervanging voor juridisch advies — laat dit nakijken door een jurist/DPO vóór publicatie, in het bijzonder wat betreft bewaartermijnen, de volledige lijst van subverwerkers en eventuele doorgifte buiten de EU.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
Busselot BV (ondernemingsnummer BE 1020.677.748, Ballingsstraat 13, 1570 Pajottegem, België) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via FluxSuite verzameld worden. Voor vragen: info@fluxsuite.be.
Er zijn twee soorten gegevens op het platform:
- Gegevens van gebruikers van FluxSuite (uw medewerkers die met het platform werken) — hiervoor zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
- Gegevens van úw klanten, die u zelf in het platform invoert (bv. klantnamen, contactgegevens, facturatiegegevens) — hiervoor bent u de verwerkingsverantwoordelijke, en treedt FluxSuite op als verwerker in uw opdracht.
2. Welke gegevens we verzamelen
Over gebruikers van FluxSuite:
- Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), telefoonnummer, adres (optioneel, indien u dit zelf invult in uw profiel).
- Gebruiksgegevens: welke acties u uitvoert binnen het platform (bijgehouden voor beveiliging en traceerbaarheid, zie audit-logging hieronder).
Over uw organisatie:
- Bedrijfsnaam, BTW-nummer, bedrijfsadres, facturatiegegevens voor uw FluxSuite-abonnement.
Gegevens die u zelf invoert over úw klanten (klantenbeheer, offertes, facturen): deze gegevens zijn eigendom van uw organisatie, wij verwerken ze uitsluitend om de dienst te leveren.
3. Waarom we deze gegevens verwerken
- Om uw account aan te maken en te beheren, en u toegang te geven tot het platform.
- Om de dienst te leveren waarvoor u FluxSuite gebruikt (klantenbeheer, offertes, facturatie).
- Om uw abonnement te factureren.
- Om u te informeren over belangrijke wijzigingen aan het platform of uw account (bv. e-mailwijziging, uitnodigingen).
- Om de veiligheid en integriteit van het platform te bewaken (audit-logging van wijzigingen, fraudepreventie).
- Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bv. boekhoudkundige bewaarplicht).
4. Gegevensisolatie tussen organisaties
FluxSuite is een multi-tenant platform: gegevens van verschillende organisaties worden in dezelfde technische infrastructuur bewaard, maar zijn strikt van elkaar gescheiden op databaseniveau (row-level security). Uw organisatie heeft nooit toegang tot gegevens van een andere organisatie op het platform, en omgekeerd.
5. Met wie we gegevens delen
Wij delen gegevens met een beperkt aantal zorgvuldig gekozen dienstverleners die ons helpen het platform te laten werken (subverwerkers):
- Hetzner Online GmbH (Duitsland) — hosting van onze servers en databank.
- Resend — verzending van transactionele e-mails (bv. uitnodigingen, bevestigingslinks).
- Mollie — verwerking van betalingen voor uw abonnement.
- PEPPOL-toegangspunt (nog te bevestigen leverancier) — indien u de PEPPOL-module activeert, voor het verzenden van elektronische facturen.
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor advertentiedoeleinden.
6. Bewaartermijn
Wij bewaren uw gegevens zolang uw account actief is. Na stopzetting van uw account bewaren wij gegevens gedurende een redelijke termijn om aan wettelijke (o.a. fiscale) bewaarplichten te voldoen, en verwijderen of anonimiseren we ze daarna. [Exacte termijnen per gegevenscategorie nog te bepalen en hier te specificeren.]
7. Uw rechten
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) heeft u het recht om:
- inzage te vragen in de gegevens die wij over u bewaren;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- verwijdering van uw gegevens te vragen, voor zover wettelijk mogelijk;
- uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
U kunt deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via info@fluxsuite.be. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleutelde wachtwoorden, strikte toegangscontrole per gebruikersrol, en gegevensisolatie tussen organisaties (zie punt 4).
9. Wijzigingen aan dit beleid
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Belangrijke wijzigingen communiceren wij via het platform of per e-mail.
10. Contact
Voor alle vragen over dit privacybeleid: info@fluxsuite.be.